Aufgabenlisten mit Unteraufgaben und Vorlagen


Ich bin ein Freund von Listen. Kein Extremist was das Thema angeht, aber doch kann man wohl behaupten, dass ich gerne mit Listen arbeite.

Bei meiner Arbeit muss ich viele verschiedene Aufgaben erledigen, bei denen es auch immer wieder zu Unterbrechungen kommt (sowohl aufgrund anderer Themen als auch weil ich Rückmeldungen der Kollegen oder ähnliches abwarten muss). Also so wie es eigentlich nicht sein soll und ein Umstand, der leicht dazu führt, dass man Aufgaben vergisst. Hinzukommt, dass die Aufgaben in der Regel zahlreiche Unteraufgaben haben. Entsprechend war ich auf der Suche nach Lösung für dieses Problem und habe verschiedene Methoden durchprobiert. Irgendwann stand aber die feste Erkenntnis, dass ich ein elektronisches Tool brauche, das die Tasks und – das war ein für mich sehr wichtiger Punkt – Vorlagen für Unteraufgaben verwalten kann.

Entsprechend habe ich mir die verschiedenen Aufgabentools angeschaut. ToDoIst sogar in der Premium Version. Dabei fiel schnell auf, dass fast keines der Programme Templates für Subtasks beherrschte. ToDoIst Premium kennt zwar Vorlagen, allerdings kann man diese nicht für einzelne Aufgaben anlegen, sondern nur für ganze ToDo-Listen, was mir zu unübersichtlich erschien. Astrid kannte Unteraufgaben aber wiederum keine Vorlagen und Aufgaben konnte man auch nicht kopieren.

In der Folge bin ich letztendlich bei einer MindMap gelandet und das obwohl ich zumindest beim Lernen nie ein Freund von MindMaps war. Jedoch ließen sich damit eben alle meine Wünsche relativ unproblematisch umsetzen. Als Tool nutze ich das Open Source Program Xmind, welches ich in der kostenlosen Version verwende. Um eine Liste im Sinne einer ToDo-List ezu haben, habe ich die Punkte als “Logikdiagramm” konfiguriert.

Das Ganze sieht dann so aus:

Übersicht

Wie man sieht, kann man mit Markierungen auch den Stand der Aufgabe darstellen oder Prioritäten visualisieren. Auch Bilder lassen sich einfügen, weswegen ich teilweise Notizen einfach abfotografiere. Nicht nur dabei ist es von Vorteil, dass man Unterpunkte ein- und ausblenden kann.

Die mir so wichtigen Vorlagen realisiere ich, indem ich einfach einen entsprechenden Knoten kopiere. Diese Vorlagen lagere ich am Rande der Arbeitsfläche an einem Freitext hängend. So lassen sich Punkte auch sehr schnell anpassen:

Vorlagen

Die Kürzel “2vv” und “1nf” lösen übrigens recht nette Textbausteine mit automatischer Datumsberechnung wie zum Beispiele “Am 27.01.2014 verschickt. Nachfassen am 30.02.2014″ aus. Das Ganze realisiere ich mit AutoHotkey.

Einen weiteren Freitext habe ich für Themen “Zur Kontrolle/Nachfassen” und für “Wiedervorlage privat”.

Was mich noch stört, ist der Umstand dass man bei ungeordneten Knoten nicht definieren kann, wie sie generell aussehen. Bei neuen, ungeordneten Knoten ist die Darstellungsform immer “unterstrichen”. Aber damit kann ich leben und vielleicht geht das auch in einer der kostenpflichtigen Versionen.

Um die Liste jederzeit einsehen zu können, nutze ich übrigens den Vorteil eines zweiten Monitors, der die MindMap dauerhaft anzeigt.

Leider muss ich stark dazu raten, die Aufgabenliste regelmäßig (bei mir mindestens einmal am Tag) zu sichern. XMind scheint den Programmfehler zu haben, bei Abstürzen die genutzte xmind-Datei zu zerstören. Wenn die ganze ToDo-Liste plötzlich weg ist, ist das mehr als ärgerlich.

Disclaimer: Der Funktionsumfang der Programme kann sich nach diesem Artikel natürlich jederzeit erweitern

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